忘年会の案内文、そのまま使える例文集
出欠がすぐ集まる書き方と、送るタイミング
最終更新: 2026年9月
会場を押さえたあと、幹事が最初に手を止めるのが案内文です。何を書けば人が集まるのか、どこまで細かく書くべきか、迷っている間に日にちだけが過ぎていきます。
忘年会の案内文は、うまい文章である必要はありません。返信に必要な情報がそろっているかどうかだけで、出欠の集まり方が変わります。ここでは必ず入れる7項目と、そのままコピーして使える例文を5パターン用意しました。
案内文に必ず入れる7項目
返信が来ない案内文は、たいてい「読んだ人がその場で決められない」書き方になっています。下の7つがそろっていれば、受け取った人はメールを閉じる前に出欠を決められます。
| 項目 | 書き方 | 抜けるとどうなるか |
|---|---|---|
| 1. 日時 | 開始と終了の両方を書く | 終電や次の予定が読めず保留にされる |
| 2. 会場 | 店名・住所・最寄り駅からの徒歩分数 | 当日の遅刻と問い合わせが増える |
| 3. 会費 | 金額＋飲み放題の有無＋税込かどうか | 「あとで聞こう」と返信が止まる |
| 4. 支払い方法 | 当日現金・事前徴収・給与天引きなど | 当日の受付が混雑する |
| 5. 返信期限 | 日付で書く（「今週中」にしない） | 締切がないぶん後回しにされる |
| 6. 幹事の連絡先 | 氏名と連絡手段を1行で | 欠席連絡が別ルートに散らばる |
| 7. 会の趣旨 | 一行でよい（一年の慰労、部署合同 など） | 参加する理由が伝わらない |
【コピペOK】忘年会の案内文・例文5パターン
【 】の部分を自分の会に置き換えれば、そのまま送れます。件名は「忘年会」と「日付」を必ず入れてください。受信箱で埋もれにくくなります。
1. 全社・部署合同の忘年会（メール／フォーマル）
2. 部署・チームの忘年会（チャット向けの短文）
社内チャットは長文が読まれません。7項目のうち、日時・会場・会費・締切の4つに絞ります。
3. 取引先・来賓をお招きする忘年会
社外の方への案内は、受付時間・服装・手ぶらで来てよいことを先に書くと親切です。会費の扱い（自社負担か会費制か）も必ず明記します。
4. 部活・サークル・OBの忘年会
学生とOBが混ざる会は、会費を立場で分けることが多いので、そこを最初に書きます。
5. リマインド（開催の3日前に送る）
案内を出したあと、開催の3日前にもう一度だけ送ります。集合場所と地図だけの短い文で十分です。
出欠の締切は、いつに置くか
締切を早くしすぎると「まだ先の予定が読めない」と保留にされ、遅すぎると会場に人数を伝えられません。実務では開催の1週間前がちょうどよいラインです。
当店の場合、人数の変更は前日21時まで承っています。案内文の締切を1週間前に置いておけば、そのあとに増えた人・減った人はまとめて前日に連絡すれば間に合います。案内文には「締切後でも、席が空いていればご相談ください」と一行添えておくと、あとから参加したい人が声をかけやすくなります。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 10月中 | 会場を仮押さえする（12月の金曜・土曜から埋まります） |
| 11月上旬 | 案内文を一斉に送る |
| 1週間前 | 出欠の締切。ここでいったん人数を確定 |
| 3日前 | リマインドを送る |
| 前日21時まで | 最終人数を会場へ連絡 |
参加率が上がる、4つの書き方
1. 終了時刻を書く
開始時刻しか書かれていない案内は、返信が遅れます。読んだ人が「何時に終わるかわからないから、あとで考えよう」と判断するからです。19:00〜21:00と書くだけで、その場で決めてもらえます。
2. 会費は「税込・飲み放題つき」まで書く
金額だけだと、飲み物が別会計かどうかが気になります。「4,500円（税込・お食事＋飲み放題）」のように、その金額で何が含まれるかまで書ききってください。
3. 欠席しやすい一文を添える
「ご都合が合わない方は、遠慮なく欠席とご返信ください」の一行があると、欠席の返信が早く戻ってきます。返信そのものが増えるので、結果的に人数が早く固まります。
4. 二次会の扱いを先に書く
二次会があるかどうかは、参加を決める材料になります。「二次会は希望者のみ」「一次会で解散」のどちらでも、先に書いておけば当日の誘導が楽になります。
避けたい書き方と、言い換え
| 避けたい書き方 | なぜ | 言い換え |
|---|---|---|
| 詳細は追ってご連絡します | いま決められないので返信が止まる | 決まっている範囲だけでも日時・会場・会費を書く |
| 会費は未定です | 予算が読めず保留にされる | 「【 】円前後を予定」と幅で書く |
| 原則、全員参加でお願いします | 強制と受け取られる | 「ぜひご参加ください。ご都合が合わない方はご返信ください」 |
| ふるってご参加ください（だけ） | 情報がなく、判断できない | 7項目を書いたうえで、最後に添える |
| 今週中にご返信ください | いつの今週かで解釈がずれる | 「12月【 】日（【 】）まで」と日付で書く |
会費をいくらと書くか
会費は、会場のコース料金に幹事の予備分を少し足した金額で案内するのが一般的です。渋谷ガーデンパティオのコースは次の3つで、いずれも約70種の飲み放題つき・税込、会場費は0円です。
- 《梅》3,980円（全7品）
- 《竹》4,500円（全9品）
- 《松》5,000円（全10品） — 山形豚ステーキつき
会費を切りのよい金額（4,000円・5,000円）にしておくと、当日の受付でお釣りのやり取りが減ります。
案内文が書けたら、次は当日の挨拶です。開会・乾杯・中締め・締めの文例は忘年会マナー完全ガイドにまとめています。出し物やゲームを入れるなら忘年会の出し物もあわせてご覧ください。
渋谷ガーデンパティオの場合
渋谷ガーデンパティオは渋谷駅西口から徒歩2分、30名から一組貸切でご利用いただけます。フロアごと貸切になるので、他のお客様を気にせず挨拶やゲームができます。マイク・音響・プロジェクター・カラオケ・ビンゴ機は無料でお使いいただけます。
忘年会の貸切コース・料金を見る →会場の詳細や貸切の流れは、忘年会の貸切会場ページでご案内しています。
人数が合わないときは、渋谷の系列5店舗から
案内文を送ったあとに人数が増えることは珍しくありません。当店で収まらない場合も、同じ渋谷エリアの系列店でご案内できます。大人数なら立食100名のガーデンパティオや立食80名のガーデンホール、少人数なら20名から貸切できるガーデンルームです。
着席40名/立食65名
着席50名/立食80名
着席50名/立食70名
着席32名/立食40名
着席36名/立食45名
よくあるご質問
忘年会の案内文は、いつ送ればよいですか？
11月上旬までに送るのが目安です。12月は他の予定が入りやすいため、早いほど参加率が上がります。会場自体は12月の金曜・土曜から埋まっていきますので、10月中に押さえてから案内を出す流れが安全です。
出欠の返信期限は、いつに設定すべきですか？
開催の1週間前が目安です。当店では人数の変更を前日21時まで承っておりますので、締切後に増減があった場合もまとめてご連絡いただければ対応いたします。
案内文に会費はどこまで書くべきですか？
金額に加えて、税込かどうか、飲み放題が含まれるか、支払いが当日現金か事前徴収かまで書いてください。この3点が抜けていると問い合わせが増えます。
人数が直前まで固まりません。案内文にどう書けばよいですか？
「締切後でも、席が空いていればご相談ください」と一行添えておくとよいでしょう。当店では前日21時まで人数の変更を承っています。
取引先を招く忘年会の案内で、気をつけることはありますか？
会費の扱い（自社負担か会費制か）と服装を必ず明記してください。受付時間を開始の20分前から設けておくと、到着時間に幅があっても落ち着いてお迎えできます。
社内チャットで送る場合、どこまで短くしてよいですか？
日時・会場・会費・返信期限の4点があれば送れます。住所や地図は当日のリマインドで改めて送れば十分です。